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L’absentéisme, un casse-tête récurrent pour les entreprises

72% des employés municipaux de la commune italienne de San Remo abandonnent régulièrement leur poste de travail. D’après l’enquête menée il y a quelques mois par la police locale, l’un des 196 employés coupables d’irrégularités fréquentes n’hésitait pas à faire du canoë durant son temps de travail, tout en déclarant des heures supplémentaires !
 
Au sein des entreprises suisses, la situation  n’est certes pas aussi dramatique. Le taux d’absentéisme annuel en Suisse est estimé à environ 3,8% du temps de travail, soit 8,3 jours d’absence par collaborateur. Les trois quarts de ces absences sont engendrées par les maladies et les accidents, le solde restant se composant à parts égales du service militaire et civil, ainsi que des congés maternité.
 
L’absentéisme engendre néanmoins une charge annuelle directe de plus de 4 milliards de francs pour l’économie suisse, selon une étude commandée par le Secrétariat d’Etat à l’économie. Une facture qui augmente considérablement  si l’on prend en compte les collaborateurs proches de la rupture pour cause de relations conflictuelles avec l’employeur ou qui ont  subi une grave démotivation et effectuent du «présentéisme» sans valeur ajoutée pour leur entreprise.
 
Aux coûts directs que sont la rémunération de l’employé absent, le recrutement, la formation et la rémunération du remplaçant s’ajoutent les coûts relatifs à la perte de productivité, la désorganisation de l’équipe, les retards et la dégradation des conditions de travail. Au final, les coûts indirects de l’absentéisme en Suisse représentent entre 3 et 5 fois ses coûts directs. Il faut noter que les raisons des absences sont relativement différenciées selon l’âge des collaborateurs. Les plus jeunes sont absents sur des courtes durées, le plus souvent pour des raisons de motivation ou de situations conflictuelles, tandis que les employés plus anciens s’absentent sur de plus longues périodes en raison de problèmes de santé ou de pénibilité du travail. Ce dernier point représente un élément clé du problème. En effet, les secteurs d’activités les plus touchés par l’absentéisme sont les professions manuelles et les métiers des soins  et de la santé.

Aperçu 

8,3

Le nombre moyen de jours d’absence par travailleur en Suisse, d’après l’Office fédéral de la statistique.

160’000

En francs, le coût direct annuel de l’absentéisme pour une entreprise d’une soixantaine de collaborateurs,  selon l’association  Promotion Santé Suisse, auquel s’ajoutent des coûts indirects annuels estimés à 320’000 francs.

4,2

En milliards de francs, le coût annuel de l’absentéisme pour l’économie suisse, selon une étude du Secrétariat d’Etat à l’économie.

 
 

L'absence engendre l'absence

Pour prévenir l’absence et mettre en place un plan d’action améliorant la santé et le bien-être en entreprise, il est essentiel de pouvoir effectuer un monitoring précis des absences. Dans un premier temps, on doit distinguer les absences de longue durée (plus de 30 jours) et de courte durée (moins de 30 jours). Dans une entreprise considérée comme saine, on devrait retrouver un équilibre entre les deux catégories en termes de jours cumulés. Il ne s’agit cepen-dant pas du seul indicateur pertinent, puisqu’il est également nécessaire de comprendre l’évo-lution des absences et leur durée moyenne.
 
Un directeur des Ressources Humaines (DRH) doit pouvoir analyser en temps réel, à l’aide de tableaux de bord, les chiffres clés de l’absen-téisme de son entreprise par secteur, par métier et par chef d’équipe, tout en les comparant à travers le temps.
 
Par le biais de ces indicateurs, le DRH est alors en mesure de prendre le pouls de l’entreprise et d’envisager un vrai remède collectif en croisant les chiffres avec les informations recueillies auprès des différents responsables d’équipes. Dans la prévention de l’absence, il est primordial que ces mêmes responsables d’équipes soient formés à la conduite de leurs collaborateurs en suivant des règles simples mais hautement effi-caces pour le bien-être des employés. Il existe d’ailleurs de nombreux cours de coaching des cadres, dont l’intégration dans le plan de car-rière d’une personne dirigeante semble devenue indispensable aujourd’hui.
 
Dans le contexte de la gestion et de la maî-trise de l’absence, il est nécessaire de garder à l’esprit que la prise de contact régulière avec une personne souffrante est primordiale. Ainsi, elle conservera le contact avec le monde pro-fessionnel et se sentira attendue au moment  de sa guérison.
 
La communication sur les mesures de réorga-nisation durant la période de travail en équipe réduite doit également être claire et faire l’objet d’une attention particulière pour ne pas démoti-ver les présents. Car comme on le dit fréquem-ment, l’absence engendre l’absence…
 
Un entretien de retour doit également être agendé quand le collaborateur revient, pour lui expliquer les tâches effectuées durant son absence et les nouveaux projets en cours.

La gestion des absences en entreprise peut être résumée en cinq étapes :

  1. Prévenir l’absence

  2. Gérer l’absence

  3. Maîtriser l’absence

  4. Transférer le risque financier relatif à l’absence

  5. Accompagner le retour du collaborateur en entreprise

Les entreprises peuvent se couvrir

Concernant le transfert du risque financier, il existe différents modèles qu’il vaut la peine d’étu- dier. Pour la partie accident, le système est relati- vement simple car la loi sur l’assurance accidents régit le transfert du risque et les remboursements. Seules des prestations supplémentaires peuvent être conclues librement par le biais d’une assu- rance accidents complémentaire.
 
En ce qui concerne la perte de gain en cas de maladie, les conditions sont plus complexes puisqu’il existe trois modèles principaux. Le pre- mier se base sur un transfert complet auprès d’un assureur dès lors que le délai d’attente convenu est échu. De ce fait, chaque personne absente plus de 14 jours, 30 jours ou 60 jours est annon- cée au service des sinistres de la compagnie d’assurances. Cette dernière gère les aspects financiers et le suivi des affections par le biais de contacts avec les médecins traitants en vue du retour au travail du collaborateur.
 
Le second modèle se base sur un système appelé «stop-loss». Ce type de contrat s’articule autour d’une franchise qui reste à la charge de l’entreprise. Cette franchise est définie en fonction du coût des absences des précédentes années. Si ce coût dépasse le montant de la franchise, l’assureur indemnise le surplus.
 
Il est d’ailleurs possible de mélanger ces deux modèles en souscrivant un contrat de «stop- loss» pour des absences de courte et moyenne durée et de transférer à un assureur les absences de longue durée.
 
Enfin, il existe un modèle d’auto-assurance qui peut être avantageux pour une entreprise de grande taille, en lui permettant de garder le contrôle de l’ensemble des aspects liés aux absences de ses employés. L’entreprise qui opte pour ce fonctionnement pourra suivre les affections des collaborateurs par le biais d’une structure médicale choisie (qui garantit la conservation du secret médical) et se verra imputer directement les coûts salariaux des employés absents. Il faut cependant garder à l’esprit que l’auto-assurance implique le paie- ment des charges sociales pour tous les salaires de personnes absentes.
 
A contrario, les indemnités journalières d’assurance sont exonérées des charges sociales dans les deux premiers modèles. La facture finale est ainsi réduite d’environ 20% en moyenne.

 

Accompagner le retour au travail

Au vu des enjeux financiers, le choix du modèle pour son entreprise ne doit pas se faire à la légère. On pourra se référer à des bureaux d’actuaires, capables d’effectuer des études précises de manière à conseiller au mieux les entreprises, concernant notamment les taux de rétention. Un actuaire associé à un expert en assurance peut ainsi être un guide précieux pour réaliser de potentielles économies, en misant sur le fait que l’étude individuelle est gagnante par rapport à une étude collective d’une compagnie d’assurances.
 
Pour terminer, il est important de parler du retour au travail d’un collaborateur. Principale- ment lors d’absences de longue durée, il n’est pas envisageable de remettre une personne à son poste de travail sans certaines précautions.
 
L’employé qui revient d’une longue maladie a besoin de considération et de temps pour reprendre le rythme professionnel. Il existe des outils comme la reprise thérapeutique qui doivent être utilisés. Le but de cette reprise est de ne pas demander un rendement direct à  une personne mais de lui laisser une période de réadaptation. Bien souvent, la reprise thérapeu- tique est indemnisée par les assureurs car elle fait partie intégrante de la maladie et permet d’éviter de nombreux risques de rechutes.
 
On constate que le sujet de l’absentéisme est complexe et que la seule manière d’apporter des solutions concrètes aux entreprises est de maîtriser la coordination de l’ensemble des acteurs concernés.

 

Nos auteurs

Yvan Roux
Directeur Unité d'affaires Entreprises
Article publié en mars 2016

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