Votre logiciel de gestion des absences vous dit-il seulement qui est absent… ou vous permet-il de comprendre pourquoi ? Biings transforme les données d’absence en informations utiles à la décision RH.
Une absence commence souvent par une simple information : un collaborateur ne sera pas présent aujourd’hui. Pour les équipes RH, cette information doit être enregistrée, traitée et, le cas échéant, transmise à l’assureur.
Mais cette donnée peut aussi raconter une histoire beaucoup plus riche. À quelle fréquence les absences surviennent-elles ? Sont-elles concentrées dans certaines équipes, certains métiers ou certaines populations ? Se répètent-elles ? S’allongent-elles ? Existe-t-il des signaux faibles qui devraient inciter à agir ?
C’est précisément là que s’arrête le rôle d’un logiciel classique de gestion des absences… et que commence celui de Biings.
Un outil de gestion des absences permet généralement de déclarer et suivre les cas, de gérer les certificats ou encore de faciliter les démarches administratives. Ces fonctionnalités sont indispensables. Mais elles ne suffisent pas à construire une véritable politique de gestion des absences.
Biings intègre deux dimensions complémentaires : la déclaration et le suivi des cas, mais aussi l’analyse et la compréhension de l’absence. L’outil permet de disposer d’indicateurs RH disponibles en temps réel, sur 12 mois glissants et selon différents axes d’analyse – département, métier, âge, ancienneté, taux d’occupation, genre, etc. – afin d’identifier les groupes à risque et de mieux comprendre la répartition des absences. Côté administratif, il prépare et pré-remplit l’essentiel des champs de la déclaration à l’assureur, la transmet en ligne et récupère le numéro de sinistre.
Autrement dit, il ne s’agit plus seulement de répondre à la question « qui est absent ? », mais de faire émerger des tendances et des situations sur lesquelles l’entreprise peut agir.
C’est particulièrement vrai pour les absences de courte durée. Une succession d’absences courtes peut facilement passer sous les radars. Prises individuellement, elles semblent parfois anodines. Mais leur fréquence peut constituer un signal précoce d’une situation qui se dégrade.
La fréquence de l’absence courte durée est le terreau des absences longues durées. Elle a également un impact sur les collaborateurs présents. 72 % des absences de longue durée sont la conséquence d’absences courtes et répétées, dites « perlées ».
Plus une situation est identifiée tôt, plus il est possible d’agir avant qu’elle ne se transforme en absence longue ou en succession de situations difficiles à gérer.L’enjeu n’est évidemment pas de tirer des conclusions hâtives à partir d’une absence isolée. Il est de pouvoir croiser les données, repérer des tendances et donner aux RH et aux managers les moyens d’intervenir au bon moment.
Avec Biings, le monitoring des absences permet ainsi de passer d’une gestion essentiellement réactive à une démarche plus proactive.
Les indicateurs permettent d’objectiver les situations. Les notifications facilitent le suivi et attirent l’attention sur les actions à mener. À partir de workflows préventifs, Biings peut recommander aux managers les actions à privilégier et ne transférer aux RH que les cas les plus préoccupants. Les RH et les managers disposent ainsi d’une vision plus structurée pour appliquer leur protocole de gestion des absences et coordonner les différentes étapes de prise en charge.
Cette approche permet de construire progressivement une véritable politique de gestion des absences : Mesurer → comprendre → détecter → agir → évaluer.Car le véritable intérêt d’un outil digital n’est pas seulement de faire gagner du temps dans le traitement administratif. C’est aussi d’éclairer les décisions RH.
Et, à terme, de contribuer à réduire la fréquence et la durée des absences, à améliorer la prévention et à renforcer la santé, l’engagement et la performance des équipes.
Une absence enregistrée est une donnée. Une absence analysée devient une information. Une information comprise permet de mieux décider.
Mais pour agir durablement sur l’absentéisme, les outils et les indicateurs ne suffisent pas. Ils doivent s’inscrire dans une démarche globale, adaptée aux réalités de l’entreprise et à ses enjeux RH. C’est pourquoi les données recueillies grâce à Biings peuvent constituer le point de départ d’un véritable plan d’actions : accompagnement des RH et des managers, prévention, soutien aux collaborateurs, évolution des pratiques managériales ou encore formation à la gestion des situations sensibles.
C’est là que l’expertise d’Ismat Group, notre filiale spécialisée dans le conseil RH, prend tout son sens. Ses spécialistes peuvent accompagner les entreprises dans l’analyse de leurs problématiques, la définition de mesures adaptées et leur mise en œuvre, notamment à travers des missions de conseil, des dispositifs d’accompagnement et des formations. Biings donne une vision objective de la situation. Les expertises d’Ismat Group permettent de transformer cette vision en démarche RH.
L’objectif : passer d’une gestion au cas par cas à une politique de gestion des absences structurée, cohérente et inscrite dans la durée.
Mesurer les absences est un début. Les inscrire dans une véritable démarche RH, c’est les piloter.
Pour découvrir Biings en conditions réelles, demandez une démonstration : Elodie Avayou - elodie.avayou@biings.com
Les données permettent de détecter une situation. Elles ne remplacent jamais l’humain. C’est tout l’intérêt de l’approche complémentaire proposée par UCare, l’expert en care management du Groupe Qualibroker Swiss Risk & Care.
L’objectif est double : réduire la durée et la fréquence des absences et favoriser un retour au travail dans les meilleurs délais, tout en maintenant un lien avec le collaborateur absent. Proposer un tel accompagnement à ses collaborateurs est un engagement RH concret, qui peut faire la différence en matière de marque employeur.
UCare privilégie une approche fondée sur le suivi précoce et systématique : agir dès les premiers signaux, évaluer la situation et proposer un accompagnement adapté aux besoins du collaborateur. Psychologue du travail, coach et spécialiste en care management peuvent intervenir selon les situations, avec bienveillance, pour garder le contact avec le collaborateur absent. L’objectif n’est donc pas uniquement de favoriser une reprise rapide, mais de favoriser un retour durable, dans une relation de confiance et avec une coordination efficace entre le collaborateur, l’entreprise, l’assureur, l’assurance-invalidité (AI) et les autres intervenants.
Un logiciel classique se limite à déclarer et suivre les cas. Biings va plus loin : une plateforme, deux solutions : Notify pour la déclaration aux assureurs suisses et le suivi des cas, Pilot pour le monitoring et l’analyse. Interfacé avec le SIRH ou le logiciel de timbrage, il transforme les données d’absence en indicateurs pour repérer les signaux faibles — notamment les absences perlées — et recommander aux managers les actions à privilégier.
Un outil seul ne suffit pas à construire une véritable politique de gestion de l’absentéisme. Les données de Biings deviennent le point de départ d’un plan d’actions que nous pouvons élaborer avec le client en faisant appel à nos experts : Ismat Group pour le conseil, les dispositifs d’accompagnement et la formation ; UCare pour l’accompagnement humain et le retour au travail. Le client dispose ainsi d’une chaîne complète : voir et comprendre avec Biings, structurer la démarche RH avec Ismat Group et accompagner l’humain avec UCare. Surtout, Qualibroker Swiss Risk & Care est le seul courtier à proposer un dispositif couvrant toute la problématique de la gestion de la santé en entreprise. S'y ajoute un volet assurantiel, qui protège les collaborateurs face à la maladie et à l'accident.
Le déploiement se fait en trois temps, avec un accompagnement personnalisé, sur environ quatre mois jusqu’au Go Live. Phase 1 : ouverture du compte et développement des interfaces, à partir des fichiers de données du client. Phase 2 : configurations et ajustements — validation métier, droits d’accès et réglage des notifications. Phase 3 : formation des équipes RH et des managers, puis mise en production. Un abonnement (support, maintenance et mises à jour) prend ensuite le relais. À tout moment, nos équipes sont à l’écoute du client.
Cet article est paru dans Insurance Inside n°43 - septembre 2026
Elodie Avayou - Consultante Solutions RH, Groupe QBSRC
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